اگر مدیر یک شرکت باشی، چه تازهکار چه باتجربه احتمالاً با این جمله زیاد روبهرو شدهای:
«انتخاب نرمافزار حسابداری درست، نصف مسیر مدیریت مالی است.» اما واقعیت این است که انتخاب نرمافزار حسابداری برای شرکتها اصلاً کار سادهای نیست.
چرا؟ چون بازار پر از گزینههای ریز و درشت است. هرکدام هم ادعا میکنند بهتریناند، کاملتریناند، یا مناسب همه شرکتها هستند.
اما وقتی پای انتخاب واقعی وسط میآید، تازه مشخص میشود که:
-
بعضی نرمافزارها برای رشد شرکت مناسب نیستند
-
برخی امکانات اضافی دارند اما در عمل استفاده نمیشوند
-
برخی دیگر ظاهر جذاب دارند ولی در گزارشدهی دقت کافی ندارند
-
و تعدادی صرفاً برای کسبوکارهای خاص طراحی شدهاند
به همین دلیل تصمیم گرفتیم یک راهنمای کامل به شما بدهیم؛ راهنمایی که دقیقاً توضیح میدهد چطور بهترین نرمافزار حسابداری برای شرکتها انتخاب میشود و چه معیارهایی واقعاً مهماند.
برویم سر اصل موضوع…
اول بفهمیم نرمافزار حسابداری قرار است چه مشکلی را حل کند
قبل از اینکه اسم نرمافزارها را بدانیم، باید یک چیز را روشن کنیم:
نرمافزار حسابداری فقط یک ابزار نیست؛ یک ستون اصلی سیستم مالی شرکت است.
اگر انتخاب درست باشد:
-
ثبت اسناد سریع میشود
-
گزارشها دقیقتر و قابلفهمتر میشوند
-
حسابدار کمتر اشتباه میکند
-
مدیر تصمیمهای مطمئنتری میگیرد
-
مالیات منظمتر مدیریت میشود
اما اگر انتخاب اشتباه باشد:
-
خطا زیاد میشود
-
هزینهها بالا میرود
-
حسابداری کند میشود
-
در زمان رسیدگی مالیاتی دردسر ایجاد میشود
-
و حتی ممکن است نیاز به تعویض کامل سیستم باشد
بنابراین قبل از پرسیدن «کدام نرمافزار بهتر است؟»، باید بپرسیم:
کسبوکار من دقیقاً به چه امکاناتی نیاز دارد؟
چه عواملی تعیین میکنند بهترین نرمافزار حسابداری برای یک شرکت چیست؟
اینجا قدمبهقدم پیش میرویم تا کاملاً روشن شود که انتخاب اصولی یعنی چه.
۱) اندازه و نوع کسبوکار
نرمافزار حسابداریِ مناسب یک فروشگاه کوچک با یک شرکت پیمانکاری یا تولیدی فرق دارد.
-
شرکتهای خدماتی → سیستم سادهتر کافی است
-
شرکتهای بازرگانی → نیاز به انبار و گردش کالا
-
شرکتهای تولیدی → محاسبه بهای تمامشده ضروری است
-
شرکتهای پروژهای → قراردادها، صورت وضعیت و کسورات مهماند
پس اولین سؤال مهم این است:
«کسبوکار من به چه مدل حسابداری نیاز دارد؟»
۲) حجم اسناد و تعداد کاربران
برخی نرمافزارها برای شرکتهایی با ۲۰ سند در روز ساخته شدهاند،
برخی برای ۲۰۰۰ سند.
اگر حجم اسناد زیاد باشد اما نرمافزار سبک باشد، نتیجه میشود:
-
کندی
-
هنگ کردن
-
دوبارهکاری
-
از دست رفتن دادهها
پس انتخاب درست یعنی نرمافزار بتواند مقیاس شرکت را تحمل کند.
۳) پشتیبانی و بهروزرسانی
یک نرمافزار حسابداری بدون پشتیبانی یعنی:
-
اگر مشکلی پیش بیاید، باید دعا کنید حل شود
-
اگر قانون مالیاتی تغییر کند، نرمافزار قدیمی میماند
-
اگر خطا رخ دهد، کسی پاسخگو نیست
بسیاری از مدیران بعد از خرید نرمافزار تازه متوجه میشوند که پشتیبانی مهمترین بخش داستان بوده است.
۴) امکانات ویژه موردنیاز شرکت
مثلاً:
-
گزارش سود و زیان چندلایه
-
ثبت چک و مدیریت خزانه
-
ارتباط با سامانه مودیان
-
انبارگردانی
-
حقوق و دستمزد
-
تولید و بهای تمامشده
-
امکان گزارش مدیریتی
هر شرکت به همه این امکانات احتیاج ندارد. اما نرمافزار باید دقیقاً با نیاز شرکت هماهنگ باشد.
۵) سادگی و قابلفهم بودن
نرمافزار نباید طوری باشد که برای کار کردن با آن به چند ماه آموزش نیاز باشد.
مدیر باید بتواند:
-
گزارشها را خودش باز کند
-
سود و زیان را ببیند
-
وضعیت نقدینگی را بررسی کند
اگر سیستم پیچیده باشد، حسابداری وابسته به یک فرد میشود و این خطرناک است.
۶) امنیت اطلاعات
باید مطمئن باشی که نرمافزار:
-
از اطلاعات نسخه پشتیبان میگیرد
-
رمزگذاری دارد
-
در برابر خطا مقاوم است
گمشدن اطلاعات مالی یعنی فاجعه.
۷) هزینه نرمافزار
هزینه شامل:
-
خرید اولیه
-
پشتیبانی
-
افزونهها
-
کاربران اضافه
-
آموزش
-
بهروزرسانیها
بعضی نرمافزارها ارزان بهنظر میرسند اما در طول سال هزینه زیادی ایجاد میکنند.
چه نوع نرمافزارهایی در بازار وجود دارد؟
برای اینکه انتخاب راحتتر باشد، باید بدانیم دستهبندی نرمافزارها چطور است.
۱) نرمافزارهای ساده برای کسبوکارهای کوچک
این نرمافزارها:
-
ارزانتر
-
سادهتر
-
بدون امکانات پیچیده
مناسب:
-
آرایشگاه
-
کافه
-
فروشگاه کوچک
-
خدمات محدود
اما برای شرکتها و کسبوکارهای رو به رشد کافی نیستند.
۲) نرمافزارهای شرکتی (متوسط و بزرگ)
این گروه:
-
امکانات حرفهای دارند
-
گزارشدهی قویتر است
-
امنیت بالاتر است
-
قابلیت چندکاربره و شبکه دارند
مناسب:
-
شرکتهای بازرگانی
-
شرکتهای پیمانکاری
-
کارخانهها
-
شرکتهای خدمات حرفهای
-
آموزشگاهها
-
شرکتهای فناوری
۳) نرمافزارهای ERP حسابداری
این سیستمها فقط حسابداری نیستند؛
تمام بخشهای شرکت را یکپارچه میکنند:
-
مالی
-
انبار
-
فروش
-
منابع انسانی
-
تدارکات
این مدل برای شرکتهای متوسط و بزرگ مناسب است.
چطور بین چند نرمافزار حسابداری انتخاب کنیم؟
اینجا یک روش کاربردی و مدیریتی ارائه میکنم؛ روشی که خود مشاوران حرفهای از آن استفاده میکنند.
مرحله ۱: نیازسنجی دقیق
بنشینید و این موارد را یادداشت کنید:
-
تعداد سند ماهانه
-
تعداد کاربران
-
نوع فعالیت
-
میزان پیچیدگی گزارشها
-
ارتباط با سامانه مودیان
-
نیاز به حقوق و دستمزد
-
نیاز به انبار
-
نیاز به بهای تمامشده
مرحله ۲: مقایسه امکانات هر نرمافزار
یک جدول ساده تهیه کنید و امکانات نرمافزارها را کنار هم قرار دهید.
مرحله ۳: بررسی دموی نرمافزار
بدون دیدن دمو، خرید یعنی ریسک.
مرحله ۴: پرسوجو از کاربران فعلی
نظر کسانی که از نرمافزار استفاده میکنند، مهمترین معیار عملی است.
مرحله ۵: بررسی پشتیبانی
پشتیبانی ضعیف = دردسر دائمی
مرحله ۶: هزینه نهایی را ببینید، نه فقط خرید اولیه
برخی نرمافزارها برای بهروزرسانی و کاربران اضافی هزینه میگیرند.
پارسیان دانش هامان؛ مشاور تخصصی برای انتخاب بهترین نرمافزار حسابداری
اگر انتخاب نرمافزار برایت مبهم است، پارسیان دانش هامان یکی از بهترین مجموعههایی است که میتواند به شما کمک کند.
تیم پارسیان:
-
نیاز شرکت را بررسی میکند
-
نرمافزار مناسب را پیشنهاد میدهد
-
استقرار و راهاندازی را انجام میدهد
-
آموزش حسابدار را برعهده میگیرد
-
و حتی فرآیند حسابداری را تا زمان تسلط کامل تیم شما مدیریت میکند. شما می توانید برای خرید سپیدار به پارسیان دانش هامان مراجعه کنید.
با یک انتخاب درست، کسبوکار:
-
سریعتر رشد میکند
-
گزارشهای دقیقتری دارد
-
هزینههای مالیاتی کنترل میشود
-
و ساختار مالی پایهریزی حرفهای پیدا میکند
جمعبندی: بهترین نرمافزار حسابداری، نرمافزاری است که دقیقاً مناسب شرکت شما باشد
در پایان این مقاله یک حقیقت مهم روشن میشود:
هیچ نرمافزار حسابداری «بهترین» نیست؛ بهترین نرمافزار حسابداری همان است که با مدل کسبوکار شما سازگار باشد.
برای انتخاب درست باید:
-
نیاز شرکت را بشناسید
-
امکانات نرمافزارها را مقایسه کنید
-
سرعت و امنیت را بررسی کنید
-
به پشتیبانی توجه ویژه داشته باشید
-
و درنهایت، نرمافزاری انتخاب کنید که همراه رشد شرکت بماند