حسابرسی داخلی معمولاً وقتی جدی گرفته میشود که یک مشکل مانند اختلاف مالی، گزارشهای متناقض، یا حتی یک هشدار از بیرون سازمان و… اتفاق افتاده است. در حالی که فلسفه حسابرسی داخلی دقیقاً برعکس این است: پیدا کردن ایرادها قبل از اینکه تبدیل به بحران شوند.
اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم، حسابرسی داخلی یعنی اینکه خودِ سازمان، قبل از هر نهاد بیرونی، وضعیت مالی و فرآیندهایش را بررسی کند.
خیلیها فکر میکنند حسابرسی داخلی فقط برای پیدا کردن اشتباهات حسابدار یا واحد مالی است. اما اگر اینطور نگاه کنیم، عملاً ارزش اصلی آن را از بین بردهایم.
هدف واقعی حسابرسی داخلی چیست؟
هدف حسابرسی داخلی این است که:
-
مطمئن شویم فرآیندهای مالی درست اجرا میشوند
-
ریسکها قبل از آسیب جدی شناسایی شوند
-
گزارشهای مالی قابل اتکا باشند
-
منابع شرکت هدر نروند یا سوءاستفاده نشوند
در واقع حسابرسی داخلی یک ابزار کنترلی مدیریتی است، نه صرفاً یک فعالیت حسابداری.
حسابرسی داخلی از کجا شروع میشود؟
حسابرسی داخلی هیچوقت نباید بیبرنامه شروع شود. اولین قدم، شناخت درست کسبوکار و ریسکهای آن است.
در این مرحله معمولاً به این سؤالها پاسخ داده میشود:
-
حساسترین بخشهای مالی شرکت کداماند؟
-
بیشترین حجم تراکنش کجا اتفاق میافتد؟
-
کدام فرآیندها بیشترین احتمال خطا یا سوءاستفاده را دارند؟
بر اساس این شناخت، دامنه حسابرسی مشخص میشود. یعنی دقیقاً معلوم میشود حسابرس داخلی قرار است چه چیزهایی را بررسی کند و چه چیزهایی خارج از محدوده است.
طراحی برنامه حسابرسی داخلی
بعد از مشخص شدن دامنه، نوبت به طراحی برنامه حسابرسی میرسد. این برنامه مثل نقشه راه است؛ بدون آن حسابرسی تبدیل به بررسیهای پراکنده و سلیقهای میشود.
در برنامه حسابرسی معمولاً مشخص میشود:
-
چه اسنادی بررسی میشوند
-
چه بازه زمانیای مدنظر است
-
از چه روشهایی استفاده میشود
-
چه معیارهایی برای قضاوت وجود دارد
برنامه خوب باعث میشود حسابرسی نه بیش از حد سختگیرانه باشد، نه سطحی و بیاثر.
بررسی سیستمهای کنترلی قبل از بررسی عددها
یکی از تفاوتهای مهم حسابرسی داخلی با حسابرسی بیرونی این است که تمرکز زیادی روی «سیستم» دارد، نه فقط روی عدد.
در این مرحله بررسی میشود:
-
چه کسی مجاز به ثبت اسناد است؟
-
چه کسی تأیید میکند؟
-
آیا تفکیک وظایف رعایت شده یا یک نفر همه کارها را انجام میدهد؟
-
دسترسیها در نرمافزار حسابداری چطور تعریف شدهاند؟
اگر سیستم کنترلی ضعیف باشد، حتی اگر عددها فعلاً درست باشند، دیر یا زود مشکل ایجاد میشود.
بررسی اسناد و ثبتهای حسابداری
بعد از بررسی سیستم، نوبت به سراغ عددها و اسناد میرسد. این بخش همان چیزی است که معمولاً در ذهن همه از حسابرسی وجود دارد.
در این مرحله:
-
نمونهای از اسناد انتخاب میشود
-
ثبتهای حسابداری با اسناد تطبیق داده میشوند
-
زمان ثبت، شرحها و حسابها بررسی میشوند
-
مغایرتها و ثبتهای غیرعادی شناسایی میشوند
نکته مهم این است که حسابرسی داخلی معمولاً نمونهمحور است، نه بررسی صددرصد اسناد؛ مگر در موارد خاص.
تحلیل گزارشهای مالی در حسابرسی داخلی
حسابرسی داخلی فقط بررسی سند نیست؛ تحلیل هم هست. حسابرس داخلی به گزارشها نگاه میکند و دنبال الگوهای غیرعادی میگردد.
مثلاً:
-
چرا هزینه یک بخش ناگهان بالا رفته؟
-
چرا حاشیه سود نسبت به دوره قبل تغییر کرده؟
-
چرا حسابهای دریافتنی بیش از حد رشد کردهاند؟
این تحلیلها کمک میکند مشکلات پنهان شناسایی شوند؛ چیزهایی که در نگاه اول دیده نمیشوند.
شناسایی ریسکها و نقاط ضعف
یکی از خروجیهای مهم حسابرسی داخلی، شناسایی ریسکهاست. نه فقط ریسکهای فعلی، بلکه ریسکهایی که ممکن است در آینده ایجاد شوند.
این ریسکها میتوانند:
-
مالی باشند
-
عملیاتی باشند
-
مربوط به نیروی انسانی باشند
-
یا حتی مربوط به ضعف رویهها و دستورالعملها
شناخت این ریسکها به مدیریت کمک میکند قبل از هزینهدار شدن، تصمیم اصلاحی بگیرد.
گزارش حسابرسی داخلی چگونه تهیه میشود؟
در پایان حسابرسی، همه یافتهها باید در قالب یک گزارش شفاف ارائه شوند. گزارش خوب، نه ترسناک است و نه مبهم.
یک گزارش حسابرسی داخلی حرفهای:
-
یافتهها را شفاف بیان میکند
-
اثر هر مشکل را توضیح میدهد
-
راهکار عملی پیشنهاد میدهد
-
اولویتبندی دارد (همه مشکلات یکسان نیستند)
گزارشی که فقط ایراد بگیرد و راهحل ندهد، در عمل کمکی به سازمان نمیکند.
پیگیری اصلاحات مهمترین بخش حسابرسی داخلی
یکی از بزرگترین اشتباهات این است که فکر کنیم حسابرسی با ارائه گزارش تمام میشود. در حالی که اگر اصلاحات پیگیری نشوند، کل فرآیند بیاثر میشود.
در حسابرسی داخلی حرفهای:
-
برای هر پیشنهاد، مسئول مشخص میشود
-
زمانبندی اصلاح تعیین میشود
-
اجرای اصلاحات دوباره بررسی میشود
اینجاست که حسابرسی واقعاً ارزشآفرین میشود.
نقش مدیریت در موفقیت حسابرسی داخلی
حسابرسی داخلی بدون حمایت مدیریت، عملاً شکست میخورد. اگر مدیران:
-
آن را تهدید ببینند
-
یا فقط بهصورت ظاهری اجرا کنند
نتیجهای جز مقاومت کارکنان و گزارشهای بیاثر نخواهد داشت.
مدیریت باید حسابرسی داخلی را ابزار بهبود بداند، نه ابزار فشار.
پارسیان دانش هامان و اجرای حسابرسی داخلی اثربخش
در بسیاری از شرکتها، یا حسابرسی داخلی اصلاً انجام نمیشود، یا بهصورت نمایشی و ناقص اجرا میشود. پارسیان دانش هامان با تکیه بر تجربه عملی در خدمات حسابداری و حسابرسی، به سازمانها کمک میکند حسابرسی داخلی را بهصورت واقعی، مرحلهبهمرحله و متناسب با اندازه و نوع کسبوکار اجرا کنند.
هدف این رویکرد، صرفاً پیدا کردن خطا نیست؛ بلکه ساختن یک سیستم مالی سالم و قابل کنترل است.
یکی از تفاوتهای مهم رویکرد پارسیان دانش هامان در خدمات حسابداری و حسابرسی، این است که حسابرسی داخلی را نسخه واحد برای همه شرکتها نمیبیند.
هر کسبوکار:
-
اندازه متفاوتی دارد
-
ریسکهای خاص خودش را دارد
-
منابع و محدودیتهای خاص خود را دارد
به همین دلیل، حسابرسی داخلی باید متناسب با واقعیت همان شرکت طراحی و اجرا شود؛ نه بر اساس قالبهای آماده.
جمعبندی چگونه حسابرسی داخلی انجام می شود؟
دانستن اینکه چگونه حسابرسی داخلی انجام میشود، فقط برای حسابداران نیست. هر مدیری که میخواهد:
-
از ریسکهای مالی دور بماند
-
شفافیت واقعی داشته باشد
-
و تصمیمهای دقیقتری بگیرد
باید حسابرسی داخلی را جدی بگیرد.